por Adam Walker, Experience Director na Questtonó Manyone
Praticamente nenhum negócio passou ileso pela pandemia global. Da noite para o dia, uma nova realidade surgiu, com as empresas forçadas a implementar novas formas de trabalho para acomodar grande parte de seus funcionários trabalhando em casa, além de questões como o distanciamento social no escritório.
E a transformação física foi apenas uma parte. A transformação digital teve que acontecer no mesmo ritmo, com a adaptação para soluções remotas que apoiassem a colaboração de qualquer local.
Os negócios tiveram que se ajustar rapidamente para garantir vantagem competitiva. O desafio enfrentado pela maioria das empresas globais era o de se manter produtivo e criativo enquanto prototipavam novas formas de trabalhar. Essas formas tinham que se adaptar eficientemente à natureza imprevisível da situação; aprendendo o que funcionou ou não funcionou constantemente, e ainda garantindo a colaboração entre equipes com fusos horários e culturas diferentes.
No início da pandemia, a Questtonó Manyone já operava com uma configuração de equipes flexível e bastante autônoma. Como uma empresa global em crescimento, colaboramos com vários escritórios em todo o mundo, e cada um deles já tinha suas formas particulares de trabalho e processos para colaboração entre equipes. Algumas equipes haviam adotado o trabalho remoto por padrão, enquanto outras trabalhavam inteiramente no escritório – com um dia de trabalho em casa sendo a exceção e não a regra. No entanto, um tema recorrente em cada escritório foi um alto grau de independência: acreditamos em capacitar nossas equipes para serem sempre adaptáveis e abordar qualquer desafio da melhor maneira possível, enfatizando a criatividade estratégica em nosso processo.
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Mas, como todas as outras empresas, também tivemos que nos adaptar ao novo normal e fazê-lo rapidamente. A situação exigia uma revisão e um avanço rápido em nossa própria transformação digital. Mas também decidimos fazer o que nós, como empresa de design, deveríamos fazer: documentar e analisar nossa jornada para identificar pontos problemáticos, inovações e momentos de sucesso que poderiam nos dar os insights necessários para otimizar nossas formas de trabalhar. Com isso, os melhores aprendizados durante os últimos dois anos se transformaram em um modelo adaptável que nós, ou qualquer outra empresa, podemos usar hoje como vantagem.
Durante nossa fase de pesquisa, encontramos os seguintes principais desafios:
– O impacto da mudança variou de escritório para escritório, e o mesmo pode ser dito das soluções. Algumas funcionaram para alguns lugares, outras não. Cada escritório precisava de suporte na otimização de soluções específicas para sua localização;
– Apesar da mudança nos níveis de restrições em vários países, algumas perguntas eram universais: ainda posso trabalhar em casa? Com que frequência? A quem eu pergunto?;
– Os líderes de equipe precisavam de orientações de comunicação claras sobre como gerenciar equipes remotas e também sobre a melhor forma de compartilhar informações com os membros da equipe;
– A saúde mental dos membros da equipe também teve que ser abordada de forma proativa. Dois anos de incerteza, lockdowns e mudanças nas condições de trabalho podem afetar alguns integrantes, e tivemos que ficar ligados para garantir o bem-estar.
No entanto, apesar dos desafios, as oportunidades também se apresentaram. Aprendemos que ainda podemos ser criativos e entregar grandes projetos para nossos clientes, apesar do desafio de “ter apenas que fazer as coisas funcionarem”. Este foi um aprendizado fundamental que ajudou a remover nosso viés de “uma só solução para todos”.
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Ainda podemos entregar como uma equipe coletiva de equipes, ao mesmo tempo em que somos conscientes e inclusivos em relação às preferências individuais para planejar os dias de trabalho. Isso também nos permitiu abraçar um novo paradigma do que significa trabalhar em conjunto, um que contempla nossas diferenças.
Para formalizar nossas novas formas híbridas de trabalhar e integrá-las à cultura da empresa, juntamos um time de designers e estrategistas para reunir insights dos funcionários da Questtonó Manyone e, com base nisso, criar algo que pudesse solidificar esse ambiente de trabalho que promove a criatividade estratégica e, ao mesmo tempo, resolve pontos problemáticos em todos os escritórios e equipes da empresa.
O processo a partir daí incluiu:
– Uma pesquisa documental, na qual mergulhamos em como outros resolveram seus desafios e o que eles viram como suas principais soluções;
– Uma pesquisa global da empresa, na qual fizemos perguntas abertas para permitir que as pessoas nos dissessem qualquer coisa. Para isso, convidamos as pessoas a responderem anonimamente para que pudessem expressar livremente suas opiniões;
– A partir daqui, embarcamos em um processo de síntese e identificação, analisando os grupos mais importantes de pontos problemáticos e as oportunidades que poderíamos usar para aprender e implementar novos processos e ferramentas. Além disso, nos certificamos de estar atentos aos motivadores pessoais e sociais, pois eles seriam fundamentais na criação de espaços de trabalho mais empáticos;
– Tendo reunido insights de todos os níveis da empresa, também nos envolvemos especificamente em uma pesquisa global com líderes de equipe para descobrir seus principais pontos problemáticos e oportunidades para criar as melhores maneiras de trabalhar a partir de sua perspectiva;
– Mergulhamos ainda mais nesse aspecto, reunindo a equipe do projeto em workshops físicos e virtuais para avaliar e alinhar seus comentários. Durante essa fase, também coletamos informações sobre como eles viam oportunidades para moldar o futuro do trabalho em sua equipe e para a colaboração entre equipes;
– Em milestones específicos, incluímos a gestão global para dar suporte, insights e suas perspectivas sobre como usar os pontos problemáticos e as oportunidades para impulsionar mudanças positivas.
Usando os grupos de insights como base, avançamos na identificação de cinco áreas-chave que estavam afetando fortemente o bem-estar das pessoas, a produção criativa e estratégica e as conexões em nível humano com suas equipes e colegas em geral. Essas áreas foram transformadas em cinco princípios orientadores para nossas formas de trabalhar juntos. Nós os apelidamos de princípios em vez de regras, pois era fundamental dar a cada equipe a confiança e autonomia para definir seu próprio modelo ideal e adaptá-lo de acordo com o contexto local, culturas e para quando o mundo mudar novamente.
Os princípios também articulam a importância de reconhecer nossa individualidade como seres humanos, quando se trata de nossas necessidades de saúde física e mental, e como abordar muitas questões relacionadas ao nosso bem-estar emocional e social. Eles incentivam que todos nos comuniquemos e apoiemos uns aos outros na criação de um ambiente de trabalho onde todos possamos prosperar, ao mesmo tempo em que entendemos que somos todos diferentes – e que essa diferença é uma força.
Os cinco princípios são:
1 – Responsabilidade
A confiança de que as pessoas possam gerenciar seu tempo, contanto que isso não impacte negativamente o trabalho de outros.
2 – Flexibilidade
As equipes têm autonomia para planejar suas semanas de trabalho. O encorajamos a passar mais tempo no escritório do que em casa.
3 – Criatividade
Não é sobre o número de horas trabalhadas ou a quantidade de reuniões, e sim sobre a qualidade criativa da entrega.
4 – Empatia
Acolhemos nossas diferenças individuais e estamos atentos às necessidades uns dos outros.
5 – Socialização
Gostamos do que fazemos, e passar tempo de qualidade com nossos colegas de trabalho é essencial.
A pesquisa também mostrou que as pessoas tinham perguntas muito específicas e, para responder boa parte delas, criamos um manual de trabalho para acompanhar os princípios. Na cartilha, nossos colaboradores podem encontrar bons conselhos sobre hábitos diários que podem facilitar suas vidas, como encontrar um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal, dentre outros tópicos.
O que isso significa para uma empresa como a Questtonó Manyone?
Significa tudo! As pessoas e sua capacidade de se expressar de forma criativa são a nossa base, e seu bem-estar é a chave para promover um ambiente de trabalho onde a criatividade estratégica prospera, desafia convenções e cria produtos e serviços impactantes. Nosso modo de trabalhar é a base para isso. Passamos horas preciosas de nossas vidas com nossos colegas e a chave para a existência da empresa é tornar essas horas inspiradoras, criativamente desafiadoras e gratificantes.
E ainda não terminamos. Tudo está em movimento. O mundo, como trabalhamos e nossas vidas diárias. Nossos princípios não podem ser intocáveis. Precisamos revê-los várias vezes ao ano para garantir que mudemos quando o mundo e as pessoas mudarem.
A semana de trabalho das 9 às 5 no escritório sobreviveu a um número surpreendente de anos, mas a partir de agora faremos menos suposições e mais perguntas. Acreditamos que é o melhor caminho a seguir, ao definir como trabalhamos melhor como uma equipe global de equipes. E quem sabe, talvez você possa se inspirar com isso também? Caso contrário, fale com a gente e teremos prazer em lhe contar mais.
